CRM 纷享动态 Get 从项目团队中获得最大收益的 7 个技巧!

Get 从项目团队中获得最大收益的 7 个技巧!

2020-8-14 16:38:09 来源:纷享销客

在当今充满挑战的 IT 和商业世界中,与能够熟练和高效地工作的人一起处理新项目比以往任何时候都更重要。以下几个步骤可以指导你如何建立一只梦之队。

                         

一般而言,启动一个新的 IT 项目总是具有挑战性的。再加上流行病、商业不确定性、经济不稳定以及分散的、注意力无法集中的劳动力,任务变得更加艰巨。

             

尽管项目领导者在此特殊时期面临着多种障碍,但是建立一个世界级的团队仍然是可能的,这支团队将满足,甚至超过预期的性能,预算和时间基准。秘诀就在于坚持不懈,管理有方,以及对最终目标的高度关注。这里有7条建议可以帮助你。

                         
开始计划
             

在组建新的项目团队之前,领导者需要根据计划的预期时间框架、目标和预期达到的企业价值,确定团队存在的理由。医疗 IT 咨询公司 HCTec的 CIO Rob Dreussi 说:“确定工作范围、内部和外部利益相关者、所需的技能和必要的工作量对于实现项目目标和确定团队需求至关重要。”

             

在做其他任何事情之前,必须首先制定好项目计划,否则在正式开始之前,项目就会被削弱。EY Americas 咨询部门的技术转型主管 Tammy Alairys 解释说:“为了确保项目中的每个人都能与项目的目的和预期结果保持一致,领导者在项目开始时就这样做非常重要。”

             
识别并选择团队参与者
             

一旦项目的任务和目标设定好并且得到公司高层理解之后,就该开始组建一个有能力的团队来引导这个项目走向成功。项目领导面临的最大挑战之一是选择拥有产品、技术和协作技能正确组合的团队成员。

             

“先找几个在所有三个方面都非常强的人,然后再找一些在一个或两个方面比较强的人补充进团队,而且这些人的特点是可以互补的,”技术研究和咨询公司 ISG 的项目和项目管理负责人 Chris VanHoeck 建议。“不要轻视那些技术强但安静内向的人,他们可能是一个很好的团队合作者。”

             

虽然招聘拥有不同技能的团队成员总是不错的,但要尽量瞄准那些有软件或系统专业知识的候选人,因为这些知识对于项目的完成是非常有必要的,IT 管理服务供应商 Entrust Solution 公司的 IT 主管 Brad Willman 建议。他说:“还要寻找那些在工作经历中表现出效率和团队沟通能力的成员。”

             

Mitel 的 IT 业务技术副总裁 Nicole Athanassiadis 说,她的重点是让团队成员与项目目标相匹配。“我专注于我的团队需要的技术技能。”Athanassiadis 认为,每个团队都应该包括一名业务分析师。这个人可以与项目负责人合作,以了解与项目目标相关的业务过程,并与业务涉众和主题专家交互,以了解他们的关注事项和需求。“业务分析师可能来自IT组织内部,来自业务单元团队或帮助解决方案得以实现的第三方供应商,”她补充道。

             
指定任务
             

有多种分配任务给团队成员的方法。最合适的使用方法将取决于项目的复杂性、规模以及是否有第三方(如供应商或业务伙伴)也参与其中。瀑布模型和敏捷模型是使用最广泛的方法。Alairys说:“传统上,在瀑布式方法中,任务是根据依赖关系和工作努力来分配的。最近,敏捷方法使团队和成员有更多的自主权来确定自己任务的优先级。”

             

不管使用什么模型,所有的任务都应该是开放的和完全可见的。Dreussi 建议:“任务应该通过电子方式分配,以在整个团队中创建可见性和问责制。一个好的项目管理工具可以显示整个项目组合中的所有任务,包括预期时间、实际时间和接近实时的里程碑更新。”

             

在项目一开始就通知参与者他们的确切职责也是很重要的。“每个团队成员都应该了解他们所扮演的角色,以及对他们的期望,”Athanassiadis 说。在管理一个大型团队时,任务和角色意识尤其重要,其中可能包括职责重叠的成员。

             
鼓励合作
             

开放、透明的沟通对于成功的合作至关重要。VanHoeck 建议:“定期的团队会议,包括每日例会,应该集中在手头的工作和任何阻碍团队进展的问题上。”他解释道:“当团队领导鼓励成员发现(悬而未决的)问题,然后支持他们解决问题,不管是通过队友的帮助,还是必要时从团队外部寻求帮助,这样就鼓励了合作,并促进了合作。”

             

虽然没有什么能超越面对面交流的价值,但在如今面临流行病挑战的工作场所,面对面交流已经成了一种奢侈。视频会议提供了次优选择,尤其是当团队成员分散在不同地点时,它常常是唯一的选择。Dreussi 说:“无论是面对面聊天还是视频聊天,定期的团队会议和检查对协作和团队士气至关重要。”

             

在计划协作会议时,尊重参与者的个人需求和工作日程是很重要的。时间问题通常可以通过深思熟虑和灵活性来解决。Dreussi 指出:“随着当今协作技术的发展,在(虚拟)面对面会议和快速签到之间找到正确的平衡变得非常容易。”

             
提供动力
             

如果应用得当,动力就是一个强大的项目管理工具。领导者有责任通过将一些看似无关紧要的小任务放到一个更大的愿景中来激励团队。Alairys说:“当最终目标还远的时候,领导层应该设法庆祝中间的里程碑和小的成功,并给予队友他们应得的认可,让他们保持动力。”

             

Dreussi 宣称:“没有什么魔法调料。”他建议:“如果你想让你的项目成功,你就必须接受积极的强化。”领导不能只是推出一个项目,退后一步,然后等待每周的状态更新。“他们必须想办法帮助他们的团队,并在可能的情况下在最初的工作范围之外创造增值。”

             

VanHoeck 说,人们通常认为只有伟大的演说家才能激励团队。他指出:“虽然这种技能肯定会有所帮助,但激励团队的最佳方式是让成员清楚地看到他们的努力对团队和组织的成功有什么贡献。”首先要把工作放在环境中,并交流最终的目标是什么。“在此之后,确保每个人都认识到自己的努力与团队和组织的目标之间的契合程度。”

             

商业和技术咨询服务提供商 SADA 的CTO Miles Ward 认为,没有一个项目是真空的。“领导者是通过引导来领导别人的,而不是通过指手画脚的方式。”

             
处理异议
             

只有很少的项目团队能够在没有经历周期性的内部冲突的情况下实现他们的目标。然而,这并不总是一件坏事。事实上,建设性的争论经常可以被用作成功解决困难问题的工具。诀窍在于不要让分歧陷入个人争论或扩展到与当前问题无关的领域。

             

Willman 建议,要设法找到争论的根源。他解释说:“确定问题是由项目本身引起的,还是个人意见不合引起的,这可以帮助你找到前进的道路。作为团队的领导者,确定你可以提供什么建议或清晰的项目目标来解决 IT 项目团队的困难。”如果人际关系问题是罪魁祸首,Willman 建议向人力资源部门寻求帮助。

             

Athanassiadis 说,平息分歧还需要倾听团队成员的意见,尊重所有意见。“所有的团队成员都有不同的观点,所以要倾听,努力理解,然后让团队成员回到共同的项目愿景和目标上。”

             
奖励团队
             

庆祝成功是一种低成本、高影响的方式来奖励团队出色完成的工作。有形和无形的奖励都可以帮助成员轻松地回到他们通常的工作岗位,并鼓励他们参与未来的项目。Athanassiadis 通过给参与者减压的机会来奖励她的团队。“有一点休息时间总是值得感激的,”她说。

             

VanHoeck 建议,金钱奖励总是值得赞赏的,但应该通过人力资源及时处理。他解释道:“在项目结束后等待6个月才得到的奖励并不能提供积极的强化作用。”

             

Athanassiadis 也喜欢给她的团队一些内部和公众的认可。她说:“我通常会推出材料,宣传团队的成果。”Mitel 还有一个正式的表彰项目——Bravo 奖励,它会把重点放在团队的重要成就上。她指出:“这是一种很好的方式,可以反映整个团队的工作,也可以反映每个人的个人贡献。”

             

作者:John Edwards

原文链接:

https://www.cio.com/article/3566081/7-tips-for-getting-the-most-from-your-project-team.html

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