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DMS对企业管理的意义是什么?

纷享销客 ·  2022-8-16 14:51:47 关注
便于企业对重要文件进行特殊管理,提高工作人员查询文档的效率,更好的为企业和客户服务。
DMS对企业管理的意义是什么?

企业在可持续发展的过程中,会有大量的文件和文档产生,但不当的管理方法,会导致很多重要的文档丢失或是被修改的情况,使用这些文档的使用价值降低或是根本就不能使用,这对于企业来说是一大损失。

DMS对企业的重要性

1、对企业的大量文档进行集中管理:无论是视频文件,还是图片,文字文档,DMS系统都会自动编号,排序,进行统一的管理。管理人员也可以手动的对文档进行编号排序。

2、重要文档特殊化管理:对于企业的重要文档,特别是新产品研发文档,企业的知识产权文档等,对这些重要的文档可设置查看条件,以及对应的权限等。

3、文档共享功能:DMS系统的文档都是储存在云端的,储存空间大,而且文档还可以设置成全员共享,像企业的宣传资料,产品信息等普通的资料文档就可以设置成全员共享。

4、节约查找时间:DMS系统对文档进行分类管理后,需要查看的文档可通过一键搜索的方式来打开,减少了查找的时间,提高员工的工作效率。

DMS的功能

1、标签化:即系统会根据图片的颜色,形状以及照片的拍摄时间,时长等信息进行自动分类,当然也可以选择自定义标签,对文档评分、描述等。

2、集中管理文件:对于团队中(部门、企业)的标准化文件进行集中管理,可进行统一的查询,查看。DMS系统具有百万级文件管理的储存空间,还可用检索的功能来查看文件。

3、分权管理功能:可对任意目录中的文档设置权限需求,对于不同的人还可以在目录中设置不同的权限,管理者也可以设置整个用户且的权限,非常的随性,同时设置也非常的简单,只需几步就可完成。

4、音视频快速预览功能:对于音频和视频文件,不用一个一个打开去听或看,只需要通过在列表中将鼠标悬停就可以实现快速预览的效果。

5、强大的统计功能:统计功能不仅可以查看文档被谁查看过,查看的时间以及下载的情况,还会统计下载的次数以及下载的人员名称和时间。

因此,DMS是企业必要不少一个文件管理系统,文档就代表着企业的知识权,而知识权对于企业来说是最有价值的物品,这也是DMS系统越来越受欢迎的原因。DMS给企业创造的价值是无形的,但企业所获得的益处却是实实在在的。

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