合同管理软件功能有哪些?5大常用功能解析

在路斯卡伊那修行 ·  2023-9-22 18:48:43 关注

合同管理软件,是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。它能够规范基础数据管理、提高合同管理的效率、让合同管理标准化。它为销售、法律、财务、采购和合同管理团队提供了一套方便的集成工具,让各团队都能够高效地对合同进行管理。

合同管理软件是企业数字化经营管理中必用的软件之一,那么企业在选择合同管理软件时应该从哪些维度进行判断呢?产品功能与需求的匹配度、企业和品牌的实力等都是必须看的维度。今天我们从合同管理软件一般的常用功能角度,帮你对目标供应商进行筛选。

首先,合同管理软件的基本功能应该包含合同起草、合同审批、合同文件管理、结算管理、进度追踪、合同变更、合同预警和数据报表等,其中比较常用的功能是合同起草、合同审批、合同管理、履约跟踪和数据分析。

功能一:合同起草

一般的合同管理软件基本上会覆盖大部分情况下的合同模板,以便不同行业、不同角色和不同场景的合同使用需求。同时系统中还会有丰富多样的表单控件以供选择,在合同起草中,可以自动添加字段,提供身份证、图片、单选、多选、多行文本等多种业务组件,来满足不同场景中对信息收集的需求,帮助使用者快速起草拟定合同。

功能二:合同审批

合同审批的流程是这样的:

  1. 由合同承办人填写合同审批表办理合同送审手续;
  2. 承办部门负责人审核相关业务需求,签署审批意见;
  3. 经法务审核,无问题后的合同转管理层审核;
  4. 各业务直属总裁对相关合同进行审核,签署相关意见;
  5. 签章备案归档。

那么合同管理软件的合同审批功能应该具备哪些能力呢,首先是具备线上评审能力,其次要能在线留痕,这样就可以清晰地看到合同在各个环节的修改和审批意见;然后要有风险语义提取功能,最好还要有OCR文本比对功能

功能三:合同管理

这里的合同管理,是指文件管理,我们知道,每个公司的合同类型是多样的,数量是巨大的,那么文件如何进行管理就是非常核心的问题。

好的合同管理系统可以根据发起人、合同类型、关键词等维度将合同自动归档到指定分类,还可随时调取取借阅合同,而无需人工归档,解放人力。

功能四:履约跟踪

合同管理软件要能够对合同进度进行追踪;同时还要智能提取合同的关键节点,这个关键节点可以是时间节点,也可以是某个特殊约定的条件,并能在这些关键节点前进行风险预警,针对不同合同内约定的不同时间节点或条件进行预警提示。

比如劳动合同中,一般劳动合同到期前一个月,就应该针对员工的情况进行续签或解除劳动合同,如果合同到期但没有进行续签或解除劳动合同,企业方就违反了《劳动法》的规定,员工可以行使劳动仲裁。

功能五:数据分析

一方面,合同管理软件要能够自动统计多维度的合同数据,让管理者可以实时了解合同进度和合同执行情况;

另一方面,系统还需对合同关键信息进行提取,生成可视化的图表,对企业各业务数据进行统计,反哺业务,辅助决策。

除了这5个常用的功能外,合同管理软件还应该具备安全签署、合规管理和API集成接口等核心功能或能力,一般而言这三个功能是合同管理系统必备的,所以这里不多赘述。

以上,希望能对你在合同管理软件的选型中有所帮助。

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