怎么使用OA系统?

纷享销客 ·  2022-7-25 9:48:55 关注
OA系统又称为OA办公系统,即现代化办公管理系统,该系统的主要作用是优化企业各工作环节的衔接和管理、提升企业全体员工的工作效率。
怎么使用OA系统?

在企业内部,某笔业务需要审核,在没有OA系统的企业内,需要把电子材料一级一级的提交审核,审核完成后再反馈给业务员,过程非常繁琐,而OA系统能够优化审核流程,大大提升工作效率。

1.考察并引进OA系统

企业使用OA系统的第一步是先要考察市面上的同类系统,了解系统的主要功能和特点,分析企业使用OA 系统的目的,然后判断系统功能和企业需求是否匹配,只有相匹配的系统,才能帮助企业提高工作效率。如果功能和需求不匹配,对于企业来说引入系统非但不能解决问题,反而会增加企业的经营成本。

2.熟悉OA系统操作

企业引入OA系统以后,需要在全体员工中间开展系统培训,让员工认识到系统对工作的帮助,从心底认同这个系统并愿意接受新系统,如果所有员工都对系统有抗拒心理,是很难顺利推行的;让员工熟悉系统的操作界面,一般来说,系统的操作界面是比较容易掌握的,但是每位员工对计算机系统的接受和掌握程度不同,需要配备专业的系统操作培训员帮助员工熟悉系统;掌握系统的使用方法,这一点至关重要,任何系统想要发挥作用,都需要熟练掌握系统的操作,熟悉系统的每项功能并充分应用,大大提高系统的使用价值。

3.系统效果监督

使用OA系统时,很多企业都忽视了最后一点,就是系统使用效果监督,使用OA系统的最终目的不断优化企业的管理工作,提升工作效率。企业通过调查了解系统推行后工作效率的变化情况,及时发现系统使用问题并进行调整优化,不断提升企业的工作效率,这一步骤要在系统已经推行了一段时间后进行。

最后提示,企业使用OA系统建议采用由点到面的推行方式,先从企业内挑选熟悉计算机的员工重点培训,让他们先掌握系统的使用,这类员工多数都是年轻员工,接受新事物的能力强,对计算机有较多的了解,能够快速掌握系统,然后再由这些员工对剩余员工进行培训,这样能够大大缩减培训期,提高系统培训的效率。

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