日程管理是什么意思 有什么用

纷享销客 ·  2022-4-11 14:45:03 关注
日程管理是什么意思 有什么用

在企业项目管理中会采用多种途径,也会使用到一些工具和方法。在对项目和工作流程进行记录时,经常会使用到日程管理。日程管理理解起来并不复杂,就是使用工具对工作安排和计划进行记录。在互联网兴起以前,人们会使用纸和笔记录自己的工作事务和计划,这实际上也是一种日程管理。

日程管理是什么意思?

通俗来说,对工作事务流程以及计划进行记录这种方式,就是日程管理。日程管理的特点是以日为单位,因此每天都需要有内容的更新。在当前语境下,狭义的日程管理指的是使用日程管理软件系统对每天的事项进行有效记录,以便更直观便捷的管理日常工作。日程管理的软件工具有很多,其中有电脑端系统也有移动端系统,用户的选择非常多。而对于企业用户来说,日程管理可能是办公系统或者CRM系统中的一个功能模块。

日程管理有什么用途?

1、安排待办事项。

在企业工作流程中,日程管理包含待办事项的安排。管理者可以通过日程管理软件向员工发起工作安排,员工受到安排后予以执行,并在规定时间内反馈执行结果。这一套完整的闭环就是待办事项的安排。首先它提供了一套无纸化办公方式,节省了多个流程,大大提高了工作效率。

2、备忘事项的提醒。

工作事项可以是管理者分配,也可以是员工自我安排。将工作事项记录在日程管理系统中,可以获得有效提醒。一旦事项长时间未处理或即将超时,系统予以提醒,这样可以防止工作出现纰漏或遗忘。

3、流程共享,协同办公。

成熟的日程管理软件可以将项目中的各个参与者的工作计划内容整合在一起,便于各个部门员工之间进行协调,促进项目的快速推进。在企业中,一个项目的顺利完工不是依靠单个部门或单个员工,而是需要同事之间协同合作,一起将项目推进至完工。

4、汇报工作,监督管理。

日程管理软件中,员工可以记录工作内容和工作计划,向上级汇报流程进度。而管理者也可以通过系统来了解员工的工作内容,对项目完成情况以及工作饱和度进行评估。

从广义上来说,日程管理就是对项目进度、计划、工作内容进行记录。其采用的方式有很多,不仅可以采用表格的形式进行日程管理,也可以借助专业的软件工具来完成这项工作。需要明确的是,日程管理的目的是为了增加工作效率,防止出现工作上的疏忽,而不是为了增加工作负担。

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